یکی از عوامل مهمی که در پیشبرد اهداف و سرنوشت یک سازمان اهمیت و ارزش اساسی دارد و آن را در نیل به اهداف مربوطه یاری می‌دهد کیفیت رابطه آن سازمان با افراد حقیقی و حقوقی و افکار عمومی جامعه‌ای است که با آن در ارتباط است هر اندازه این ارتباط مستحکم‌تر و گسترده‌تر باشد آن سازمان در دستیابی به اهداف خود موفق‌تر خواهد که پل ارتباطی « روابط عمومی » بود، چرا که امروزه و در عصر ارتباطات این نیاز را، حرفه‌ای بسیار مهم و حساس به نام بین سازمان و مخاطبین درون و برون سازمانی است برطرف کرده است.
در معاونت بهداشت دانشگاه علوم پزشکی ایران که طیف گستردهای از مخاطبین عام و خاص شامل اساتید، محققین، دانشجویان، مردم و کارکنان را در بر میگیرد نقش روابط عمومی برای اطلاع رسانی و اطلاع یابی بهنگام، ایجاد بستر تفاهم، همکاری و اعتماد متقابل، جلب مشارکت همه جانبه مخاطبان در راستای پیشبرد سیاست‌ها، برنامه‌ها و اهداف آموزشی، بهداشتی و خدماتی دانشگاه علوم پزشکی ایران و وزارت متبوع حائز اهمیت است و این تنها با وجود یک روابط عمومی پویا و منسجم امکان‌پذیر خواهد بود لذا روابط عمومی معاونت متبوع جهت انسجام و انجام رسالت خطیر خود نیاز به سازماندهی مناسب تشکیلاتی، مدیریت علمی(تخصصی)، برنامه عمل مشخص و رعایت اصول اخلاق حرفه‌ای دارند. برای دستیابی به آنچه گفته شد اهداف، نمودار سازمانی، شرح وظایف و پستهای سازمانی روابط عمومی در قالب مرکز روابط عمومی و اطلاعرسانی تدوین می‌شود.
اهداف واحد روابط عمومی
در معاونت بهداشت دانشگاه علوم پزشکی ایران که طیف گستردهای از مخاطبین عام و خاص شامل اساتید، محققین، دانشجویان، مردم و کارکنان را در بر میگیرد نقش روابط عمومی برای اطلاع رسانی و اطلاع یابی بهنگام، ایجاد بستر تفاهم، همکاری و اعتماد متقابل، جلب مشارکت همه جانبه مخاطبان در راستای پیشبرد سیاست‌ها، برنامه‌ها و اهداف آموزشی، بهداشتی و خدماتی دانشگاه علوم پزشکی ایران و وزارت متبوع حائز اهمیت است و این تنها با وجود یک روابط عمومی پویا و منسجم امکان‌پذیر خواهد بود لذا روابط عمومی معاونت متبوع جهت انسجام و انجام رسالت خطیر خود نیاز به سازماندهی مناسب تشکیلاتی، مدیریت علمی(تخصصی)، برنامه عمل مشخص و رعایت اصول اخلاق حرفه‌ای دارند. برای دستیابی به آنچه گفته شد اهداف، نمودار سازمانی، شرح وظایف و پستهای سازمانی روابط عمومی در قالب مرکز روابط عمومی و اطلاعرسانی تدوین می‌شود.
اهداف واحد روابط عمومی
- ایجاد بستر تفاهم، همکاری و جلب اعتماد عمومی و اعتمادسازی در درون و برون؛ جلب مشارکت و همفکری همه
- جانبه مخاطبان در تصمیم سازی و تصمیم گیری‌های سازمانی
- توسعه و ساماندهی نظام اطلاع رسانی و اطلاع یابی در چارچوب وظایف معاونت
- ایجاد بستر مناسب برای گفتمان مستمر و منظم بین مراکز و شبکه های تحت پوشش و مخاطبان آن
- تثبیت، تقویت و کمک به زمینه سازی تحقق سیاست های اجرایی دانشگاه علوم پزشکی ایران
- پیشبینی بحران های بالقوه و کمک به پیشگیری از وقوع آنها
- مشارکت در رفع مشکلات و حل مسایل معاونت بهداشت
- کمک به گسترش و توسعه روابط عمومی در زمینه فرهنگسازی سلامت
- زمینه سازی برای ارتقای بینش و رفتار عامه در راستای ارتقای سلامت جامعه
- زمینه سازی برای گسترش مطالعات و پژوهش هایی با موضوع روابط عمومی و افکار سنجی
شرح ماموریت
- تعیین سیاست ها و برنامه های اطلاع رسانی و اطلاع یابی معاونت بهداشت
- سنجش افکار عمومی و تحلیل دیدگاه های مردمی، نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیت های دانشگاه
- کسب آگاهی از سیاست ها، برنامه ها، فعالیت ها، نشست ها و گردهمایی های حوزهه ای مختلف معاونت بهداشت
- تقویت روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران
- اتخاذ تعهدات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی آنان به مراکز و مدیران معاونت
- مشاوره به مدیران معاونت در امر مذاکره و مصاحبه با رسانه ها
- پیش بینی بحران های بالقوه داخلی در راستای مأموریت دانشگاه متبوع و پیشگیری از وقوع آنها بااستفاده از
- ابزارهای اطلاع رسانی
- انعکاس دیدگاه رسانه های جمعی نسبت به عملکرد معاونت بهداشت به مسئولان و از مسئولان به رسانه‌ها
- بررسی مستمر فناوری های نوین روابط عمومی در جهان و اقدام در راستای پیاده سازی آنها در معاونت بهداشت
- تهیه و تدوین طرحهای مطالعاتی مرتبط با افکار عمومی در سطوح شهرستانی و استانی
- سیاستگذاری و هدایت کلیه فعالیتهای مطالعاتی، رسانه‌ای، انتشاراتی، تبلیغاتی مرتبط با روابط عمومی شبکه ها و مراکز تابعه
شرح وظایف واحد روابط عمومی
- تهیه، تولید و جمع آوری اطلاعات و اخبار از معاون و مدیران معاونت، عملکرد و دستاوردهای معاونت بهداشت
- پوشش خبری و تصویری برنامه ها و مراسم های مختلف، همایش ها و افتتاحیه ها با حضور مقامات و مسئولان معاونت بهداشت
- اطلاع رسانی اخبار و رویدادهای معاونت بهداشت از طریق پایگاه اطلاع رسانی
- تدوین، ویرایش، صفحه آرایی مجله علمی، اجتماعی، فرهنگی و خبری حوزه سلامت معاونت بهداشت دانشگاه علوم پزشکی ایران
- ارتباط و همکاری مستمر، موثر و هدفمند با رسانه های جمعی اعم از صدا و سیما، خبرگزاری ها، نشریات تخصصی و سایت‌های خبری به منظور انعکاس دستاوردها، توانمندی ها و برنامه های معاونت بهداشت
- تهیه طرحها و برنامه‌های تبلیغاتی و انتشاراتی و اجرای آنها در قالب نشریه، بروشور، کاتالوگ، پوستر، کتاب و ...
- برنامه ریزی، هماهنگی و اجرای برنامه های مربوط به جشنهای ملی و مذهبی و مناسبتهای مختلف فرهنگی و ...
- مستندسازی فعالیت ها و دستاوردهای معاونت بهداشت بصورت مکتوب، صوتی و تصویری در قالب عکس، فیلم و آرشیو آنها
- ایجاد هماهنگی بین واحدهای روابط عمومی ستادی
- برقراری ارتباط مستمر و موثر با حوزه دانشگاهی، معاونین و مدیران و کارکنان دانشگاه در راستای کسب اطلاعات، اخبار و پاسخگویی به انتظارات آنها از روابط عمومی و رسانه ها
- ارتباط با مراکز علمی و پژوهشی مرتبط با حوزه روابط عمومی و اطلاعرسانی در جهت ارتقای مهارتهای فنی و تخصصی کارکنان روابط عمومی و اجرای دوره های آموزشی برای آنها
- انتشار گزارش عملکرد معاونت بهداشت در قالب کتاب، کتابچه و بولتن عملکرد در مقاطع سه ماهه، شش ماهه و یک‌ساله
- تهیه و تدوین بیانیه ها، اطلاعیه ها و آگهی های معاونت بهداشت و پیام های معاون بهداشت و پیگیری برای درج آنها در رسانه ها
- مدیریت برنامه ریزی برای توسعه ارتباطات الکترونیکی از طریق سایت اطلاع رسانی معاونت بهداشت
- برنامه ریزی امور ارتباطات مردمی و فراهم نمودن امکان ملاقات مردم با مسئولان معاونت بهداشت
- پوشش تبلیغاتی محیطی و فضای عمومی ساختمان ستاد معاونت بهداشت در مناسبتهای مختلف
- برنامه ریزی برای برگزاری و مدیریت نمایشگاه های معاونت بهداشت با همکاری واحدهای ذیربط
- برگزاری جلسات هفتگی تدبر در قرآن در سالن اجتماعات معاونت بهداشت
- نظارت بر تولید آگهی ها و فیلم های تبلیغاتی مرتبط با عملکرد معاونت بهداشت
- انعکاس نقطه نظرات و دیدگاههای مردم و مخاطبان نسبت به عملکرد و خدمات معاونت بهداشت به مسئولان با استفاده از شیوههای مختلف اطلاع یابی
- ارزشیابی عملکرد روابط عمومی مراکز تابعه
- سیاستگذاری، برنامهریزی و کاربرد شیوه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاست ها، برنامه های معاونت بهداشت به جامعه و مسئولین
- مطالعه و بررسی مستمر در خصوص فنآوری های نوین روابط عمومی در جهان و اقدام در زمینه ارتقاء سیستم و تکنولوژی روابط عمومی ستاد معاونت بهداشت و واحدهای تابعه و ارائه طرحها و ایدههای نو برای توسعه فعالیت های روابط عمومی
- ایجاد بانک اطلاعاتی از سیاست ها، برنامه ها، عملکردها و فعالیت های معاونت بهداشت و به روز نمودن و نگهداری مستمر آن به منظور راهنمایی سریع مردم و استفاده مسئولین
- بررسی و تعیین نیازهای آموزشی کارشناسان روابط عمومی های شبکه ها و مراکز تابعه و برنامهریزی برگزاری کارگاه های آموزشی تخصصی روابط عمومی برای آشنایی کارشناسان در روابط عمومی‌های تابعه معاونت بهداشت با جدیدترین علوم ارتباطات و روابط عمومی
- سنجش افکار عمومی درون و برون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه گزارش، تحلیل و راهکارهای مناسب به مدیران معاونت بهداشت
- تحلیل محتوای مقالات و گزارش های مندرج در مطبوعات، رسانه ها و سایر متون به صورت دورهای در زمینه فعالیت ها و اقدامات معاونت و ارائه به مسئولین ذیربط
- نقد و بررسی و تحلیل بازتاب فعالیت های معاونت بهداشت از نظر اقشار مردم، رسانه ها و مدیران دستگاه های دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت
- تهیه مقاله، گزارش، تحلیل و تفسیر از برنامه ها و سیاست های معاونت بهداشت و ارسال به رسانه ها
- هماهنگی انجام مصاحبه های در خواستی از سوی خبرنگاران و تهیه گزارش های خبری
- بررسی انتقادات و سوالات مندرج در مطبوعات و انعکاس یافته در برنامه های صدا وسیما و ارسال آنها به مسئولان ذیربط و دریافت پاسخ برای انعکاس در رسانه ها.
- ترتیب دادن مصاحبه های اختصاصی – مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی با مسئولان معاونت بهداشت و تهیه و توزیع اطلاعات تکمیلی با موضوع مورد مصاحبه بین خبرنگاران
- تهیه جوابیه، توضیح، اصلاحیه، تکذیبیه و تائیدیه برای مطبوعات و صدا و سیما
- پوشش خبری و تصویری مراسم و برنامه های معاونت بهداشت
- دریافت نظرات، پیشنهادات وسؤالات مردم ازطریق تماس تلفنی،حضوری،نامه و بررسی آن ها.
- برنامه ریزی در راستای برگزاری جلسات پرسش و پاسخ مدیران ارشد معاونت بهداشت با کارکنان و مخاطبان درون و برون سازمانی، جمع بندی و تحلیل و ارائه نتایج آن به مسئولین ذیربط
- تهیه فرم مستندات و اطلاعات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع در معاونت بهداشت و نظارت بر عملکرد کیفی واحد میز خدمت
- برقراری ارتباط مستمر با کارکنان و توسعه ارتباط آنان با مدیران
- اداره کردن سیستم تلفن گویا معاونت بهداشت
- دریافت درخواست های مردمی و انعکاس به معاون بهداشت دانشگاه و اخذ دستور و انتقال به ذی نفع
- تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضا سازی فرهنگی – تبلیغی در داخل ساختمان معاونت بهداشت
- مدیریت نمایشگاه ها در خارج و داخل معاونت بهداشت با همکاری و مشارکت مراکز و واحدهای تابعه
- تولید و سفارش ساخت آگهی های تلویزیونی ( تیزر) و فیلمهای مورد نیاز برای تبلیغ و مستندسازی عملکرد معاونت بهداشت
- تهیه و توزیع هدایا، لوح تقدیر برای مناسبت های مرتبط با معاون بهداشت دانشگاه و مدیران تابعه
- تهیه عکس برای مجله صحت و ویژه نامه های معاونت بهداشت
- تهیه فیلم از بازدیدها، افتتاحیه ها و... مدیران معاونت بهداشت
- تهیه و تدوین فیلم های مستند از عملکرد، دستاوردها و فعالیت های معاونت بهداشت م شبکه ها و مراکز تابعه
- تدوین و تولید تیزر، کلیپ و ... به مناسبتهای مختلف
- تجهیز نرم افزاری و سخت افزاری سالن اجتماعات ستاد مرکزی معاونت بهداشت
- تهیه و تولید فیلم های آموزشی
- تهیه و تدوین گزارش های تصویری از فعالیت های معاونت بهداشت و شبکه ها و مراکز تابعه
- مشاوره و نظارت بر عقد قراردادهای تولید و ساخت فیلم، کلیپ و ... در سطح معاونت بهداشت
- عضویت و شرکت در جلسه‌های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاست ها، خط مشی‌ها، برنامه‌ها و روند فعالیت ها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشست ها، گردهمایی‌ها و جلسه‌‌ها
- طراحی و برنامهریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان، مردم، مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد